Cuando una empresa, un autónomo o una entidad paga nóminas, servicios profesionales o determinados premios, no basta con ingresar las retenciones durante el año. El modelo 190 reúne toda esa información y permite a la Agencia Tributaria asignarla correctamente a cada perceptor. En este artículo explico quién debe presentarlo, qué relación tiene con las facturas y el IVA, cuál fue el plazo aplicable en 2026 y cómo evitar los errores que más complican el cierre fiscal.
Lo esencial para gestionar correctamente el resumen anual
- Es una declaración informativa, no un nuevo pago de retenciones.
- La presentan los pagadores obligados a retener o ingresar a cuenta del IRPF.
- El plazo de la campaña 2026 fue del 1 de enero al 2 de febrero, para las rentas del ejercicio 2025.
- Las facturas profesionales pueden aparecer si incluyen retención de IRPF, pero el IVA no se declara en este formulario.
- Cada perceptor debe quedar bien identificado, con su clave y subclave correspondiente.
Qué recoge este resumen anual y para qué sirve
El formulario resume las retenciones e ingresos a cuenta del IRPF practicados durante el año. Incluye rentas del trabajo, determinadas actividades económicas, premios, algunas ganancias patrimoniales e imputaciones de renta, además de ciertas rentas exentas que deben informarse.
Su función es informativa. La empresa o el profesional ya ha ingresado normalmente las retenciones mediante declaraciones periódicas, como el modelo 111. El resumen anual reúne esos datos y los presenta de forma individualizada para que cada trabajador o profesional pueda comprobarlos después en su declaración de la renta.
Entre los perceptores más habituales se encuentran los empleados por cuenta ajena, profesionales que facturan con retención, agricultores y ganaderos en determinados supuestos, consejeros, pensionistas, beneficiarios de prestaciones y personas que reciben premios sujetos a retención.
| Tipo de renta | Ejemplo habitual | Qué debe revisarse |
|---|---|---|
| Rendimientos del trabajo | Nóminas y determinadas prestaciones | Importe íntegro, retención y datos personales |
| Actividades profesionales | Factura de un abogado, consultor o diseñador con IRPF | Base declarada y retención practicada |
| Premios y determinadas ganancias | Premios publicitarios, literarios o artísticos | Clave, subclave e importe sometido a retención |
| Rentas exentas | Ayudas, becas o determinadas prestaciones | Tipo de renta y subclave aplicable |
Quién debe presentarlo y cómo encaja con las facturas
La obligación recae en la persona física, jurídica o entidad que haya satisfecho rentas sujetas a retención o ingreso a cuenta. Por eso, un autónomo que recibe una factura con retención no presenta este resumen por esa operación. Quien debe informar es el cliente o pagador que aplicó la retención.
El caso más frecuente entre autónomos aparece cuando un profesional emite una factura con IVA y retención de IRPF. La retención se comunica en el resumen anual del pagador, mientras que el IVA sigue su propio circuito de autoliquidaciones y declaraciones informativas.
La diferencia práctica es importante. El IVA no forma parte del resumen de retenciones: el importe de IVA repercutido no se suma como percepción ni como retención. Si una factura contiene una base de 1.000 euros, 210 euros de IVA y 150 euros de IRPF, el resumen se relaciona con los 150 euros retenidos y con la renta que corresponda, no con los 210 euros de IVA.
Yo recomiendo separar desde el principio tres controles: la factura emitida o recibida, el pago real y la declaración periódica en la que se ingresó la retención. Cuando se revisa solo la contabilidad y no los pagos, es fácil declarar una retención en el año equivocado.
Cuándo se presenta en 2026 y cómo se envía
Para las rentas correspondientes al ejercicio 2025, la campaña de presentación se desarrolló del 1 de enero al 2 de febrero de 2026. La fecha se amplió hasta el 2 de febrero porque el final del plazo ordinario coincidía con un día no hábil.
La presentación se realiza por vía electrónica en la Sede de la Agencia Tributaria. Según el caso, se puede acceder con certificado electrónico, DNI electrónico o Cl@ve. Las sociedades y muchas entidades deberán utilizar certificado o actuar mediante un representante autorizado.
El formulario permite cargar los perceptores, validar los registros, corregir errores y guardar el trabajo para continuar más tarde. También puede generar certificados individuales o colectivos, algo útil para entregar a trabajadores y profesionales sin preparar cada documento desde cero.
Antes de enviarlo, conviene comprobar cuatro elementos:
- Que el ejercicio declarado sea el correcto.
- Que los importes coincidan con los modelos periódicos de retenciones.
- Que el NIF y el nombre de cada perceptor sean exactos.
- Que las claves y subclaves correspondan al tipo de renta pagada.
Cómo rellenarlo sin confundir claves, importes y perceptores
La declaración se divide en una parte identificativa del declarante y una relación detallada de perceptores. Para cada persona o entidad se consignan datos como el NIF, nombre, provincia, importe satisfecho, retenciones e ingresos a cuenta. Dependiendo del tipo de renta, también pueden solicitarse datos adicionales.
Un mismo perceptor no siempre aparece en un único registro. Si durante el año recibió rentas del mismo pagador con claves o subclaves distintas, debe crearse un registro separado para cada combinación. Este punto suele pasar desapercibido cuando se importan datos desde un programa contable.
En la campaña del ejercicio 2025 se actualizaron varias claves y subclaves, entre ellas las relacionadas con determinadas prestaciones y premios. Por eso, copiar la configuración del año anterior sin validar las novedades puede producir errores aunque los importes sean correctos.
Tampoco conviene mezclar declaraciones que solo comparten el hecho de llevar un número parecido. El modelo 202 corresponde a pagos fraccionados del Impuesto sobre Sociedades y no sustituye al resumen anual de retenciones.
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Qué diferencia hay entre una complementaria y una sustitutiva
La declaración complementaria sirve para añadir percepciones que se omitieron por completo en una presentación anterior. En ella deben incluirse únicamente los datos omitidos que justifican la corrección.
La declaración sustitutiva se utiliza cuando se quiere anular y reemplazar totalmente una declaración anterior que contenía datos incorrectos. En ambos casos es necesario identificar la presentación previa con su número de justificante.
Errores frecuentes que pueden acabar afectando a la renta
El error más común es que los totales del resumen anual no coincidan con los modelos periódicos presentados durante el año. La Agencia Tributaria puede detectar la diferencia y el perceptor podría encontrarse con datos fiscales que no encajan con sus certificados o con las retenciones que realmente soportó.
También aparecen con frecuencia NIF mal escritos, perceptores duplicados, retenciones atribuidas a otro ejercicio y claves incorrectas para profesionales, premios o prestaciones. Un importe correcto con una clave equivocada sigue siendo un dato incorrecto.
Cuando el problema está relacionado con operaciones de IVA, conviene revisar el circuito completo y no intentar corregirlo dentro del resumen de retenciones. Para esa parte, puede ser útil consultar la información sobre el Modelo 390 de IVA, ya que su finalidad y sus casillas son diferentes.
Si se detecta un error después de presentar la declaración, primero hay que determinar qué ha fallado. Una omisión completa puede requerir una complementaria, mientras que una sustitución total exige rehacer la declaración. Si el problema afecta a varios perceptores o a ejercicios anteriores, yo conservaría siempre la declaración original, el justificante y una explicación interna de la corrección.
La comprobación que más protege tu cierre fiscal
Antes de presentar el resumen anual, compararía los totales con la contabilidad, las nóminas, las facturas profesionales y las declaraciones periódicas de retenciones. Después revisaría algunos registros al azar, sobre todo los que contienen retribuciones en especie, rentas exentas o varias claves para la misma persona.
La mejor práctica no consiste en rellenar el formulario deprisa en enero, sino en mantener durante el año una relación limpia de perceptores y retenciones. Así, la presentación se convierte en una comprobación final y no en una reconstrucción complicada de doce meses de pagos.
