Trabajar con una persona sin darla de alta puede convertir un ahorro aparente en una deuda importante con la Administración. En este artículo explico cuál es la multa por tener un trabajador sin asegurar en España, cómo se calcula, qué cuotas pueden reclamarse y qué pasos conviene seguir si ya ha intervenido la Inspección de Trabajo.
La falta de alta puede costar miles de euros por cada trabajador
- Multa habitual: entre 3.750 y 12.000 euros por cada persona afectada cuando la falta de alta se detecta mediante una actuación inspectora.
- Cuotas atrasadas: también pueden reclamarse las cotizaciones desde el inicio real de la relación laboral, con recargos e intereses cuando correspondan.
- Alta obligatoria: debe tramitarse antes de que el trabajador empiece a prestar servicios.
- Plazo de defensa: normalmente hay 15 días hábiles para presentar alegaciones frente al acta.
- Riesgo adicional: contratar a una persona extranjera sin autorización de trabajo puede generar otra sanción, independiente de la laboral.
¿Cuál es la multa por tener un trabajador sin asegurar en España?
La expresión “trabajador sin asegurar” suele referirse a una persona que trabaja sin estar dada de alta en el régimen correspondiente de la Seguridad Social. Jurídicamente, la conducta principal es no solicitar la afiliación o el alta antes del comienzo del trabajo, y la responsabilidad recae normalmente sobre el empresario.
Cuando la Inspección de Trabajo descubre que la persona está trabajando sin alta, la infracción se considera grave. El artículo 22.2 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social establece que existe una infracción por cada trabajador afectado.
| Grado de la infracción | Multa por trabajador |
|---|---|
| Mínimo | De 3.750 a 7.500 euros |
| Medio | De 7.501 a 9.600 euros |
| Máximo | De 9.601 a 12.000 euros |
Por ejemplo, si se detectan tres personas sin alta y cada infracción se fija en el tramo mínimo, la suma podría alcanzar 11.250 euros, sin contar las cotizaciones pendientes. La cantidad final depende de factores como la intencionalidad, la duración del incumplimiento, el número de afectados, la reincidencia y la existencia de advertencias previas.
Mi recomendación es no quedarse con la cifra mínima como si fuera automática. La graduación debe estar motivada en el acta y una empresa que continúa incumpliendo después de un requerimiento puede enfrentarse a una sanción más elevada.
Qué obligación se incumple realmente
El alta no es un trámite que pueda hacerse después de la primera jornada para “poner los papeles al día”. La Tesorería General de la Seguridad Social exige que el alta se solicite antes del inicio de la relación laboral, aunque permite presentarla con una antelación máxima de 60 días naturales.
Esta obligación existe aunque el trabajo sea temporal, a tiempo parcial, por horas o durante una campaña corta. También se aplica al empleo de hogar. Desde 2023, el empleador del hogar es quien debe tramitar el alta y asumir las obligaciones de cotización, incluso cuando la persona trabaja pocas horas al mes.
Yo separo siempre tres situaciones que suelen mezclarse:
- Sin alta: la persona trabaja y no aparece correctamente inscrita en la Seguridad Social.
- Alta fuera de plazo: el empleador comunica la relación después de que haya comenzado.
- Alta correcta pero cuotas impagadas: existe registro, pero no se ingresan las cotizaciones correspondientes.
No tienen exactamente el mismo tratamiento. La falta de alta detectada por la Inspección activa el tramo específico de 3.750 a 12.000 euros por persona. En algunos retrasos comunicados voluntariamente, sin actuación inspectora previa, puede aplicarse el régimen general de las infracciones graves, con multas de 751 a 7.500 euros según el grado y las circunstancias.
Qué costes se suman a la sanción
La multa administrativa no sustituye a las obligaciones económicas que se dejaron de cumplir. La Seguridad Social puede reclamar las cuotas desde la fecha real de inicio del trabajo, calculadas según el salario, la jornada y el régimen aplicable.
A esa deuda pueden añadirse recargos e intereses, además de la pérdida de bonificaciones o reducciones que se hubieran aplicado indebidamente. Por eso, el coste real suele ser bastante mayor que la cifra que aparece en el acta de infracción.
También pueden surgir responsabilidades laborales. La persona trabajadora conserva sus derechos salariales, las vacaciones generadas y las demás condiciones que correspondan aunque no hubiera contrato formalizado o alta administrativa. La falta de documentación no convierte la relación laboral en inexistente.
El riesgo aumenta si durante el periodo sin alta ocurre un accidente de trabajo. En ese caso pueden aparecer reclamaciones relacionadas con prestaciones, asistencia, responsabilidades empresariales y, según las circunstancias, recargos sobre las prestaciones reconocidas. No conviene esperar a que ocurra un siniestro para revisar la situación.
Existe una posible reducción del importe si se paga la sanción en el plazo previsto para alegar. Según el procedimiento aplicable, el pago voluntario puede implicar una reducción del 40 %, pero también supone reconocer la responsabilidad y renunciar a las alegaciones y recursos administrativos. Yo no la aceptaría sin comparar antes el acta con la documentación disponible.
Cómo actúa la Inspección y qué hacer al recibir el acta
La actuación puede comenzar de oficio, por una denuncia o mediante comprobaciones sobre una empresa concreta. El inspector puede revisar contratos, nóminas, registros horarios, comunicaciones de alta, pagos y la presencia efectiva de personas trabajando en el centro.
Si se extiende un acta, normalmente se notifica al responsable en un plazo de diez días hábiles. Desde el día siguiente a la notificación suelen existir 15 días hábiles para presentar alegaciones y aportar pruebas.
- Comprobar las fechas de inicio de la actividad, alta, contrato y visita inspectora.
- Revisar la identidad del trabajador y el régimen de Seguridad Social indicado.
- Comparar los hechos descritos en el acta con nóminas, transferencias, horarios y comunicaciones realizadas.
- Calcular la deuda de cuotas separadamente de la sanción.
- Decidir con rapidez si procede alegar, pagar con reducción o regularizar la situación.
Dar de alta al trabajador después de la visita es necesario para detener el incumplimiento, pero no borra automáticamente la infracción anterior. Tampoco conviene firmar documentos retroactivos o modificar nóminas para hacer coincidir artificialmente las fechas. Ese tipo de actuaciones puede empeorar la posición del empresario.
Si el acta y la liquidación de cuotas se refieren a los mismos hechos, la ley contempla en determinados casos una reducción del 50 % de la sanción cuando se acepta la liquidación y se paga en plazo. No debe confundirse con la reducción del 40 % por pago voluntario, ni darse por hecho que ambas puedan acumularse.
Casos que pueden elevar mucho el riesgo
Contratación de una persona extranjera sin autorización
La falta de alta y la falta de autorización para trabajar son problemas distintos. Si una persona extranjera carece de la autorización necesaria, la contratación puede calificarse como infracción muy grave, con una multa de 10.001 a 100.000 euros por cada trabajador, además de las consecuencias propias de Seguridad Social.
La nacionalidad, por sí sola, no genera la sanción. El problema aparece cuando falta la autorización exigible o la persona trabaja fuera de las condiciones autorizadas. En estos casos, conviene revisar la documentación de extranjería antes de iniciar la relación laboral.
Trabajador que cobra una prestación incompatible
Si el empresario da ocupación sin alta a una persona que recibe una pensión o prestación incompatible con el trabajo, la conducta puede pasar a ser muy grave. Las multas previstas para estos supuestos pueden situarse entre 12.001 y 225.018 euros, según el grado.
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Fraude de especial gravedad
No toda falta de alta constituye un delito. Sin embargo, la defraudación de cuotas a la Seguridad Social por encima de determinados umbrales, el uso de estructuras fraudulentas o la contratación irregular de varias personas pueden llevar el asunto al ámbito penal. Si el expediente incluye indicios de fraude organizado o una deuda elevada, la consulta con un abogado laboralista deja de ser opcional.
Cómo evitar el problema antes de contratar
La prevención es bastante más barata que la regularización. Antes del primer día de trabajo, la empresa debe tener su inscripción como empresario, comprobar que la persona dispone de número de Seguridad Social y tramitar el alta en el régimen adecuado.
- Solicitar el alta antes de que empiece la prestación de servicios.
- Formalizar por escrito el contrato cuando la ley o la modalidad lo exija.
- Definir salario, jornada, categoría y convenio aplicable.
- Conservar justificantes de alta, contrato, nóminas y pagos.
- Revisar los documentos de trabajo de personas extranjeras.
- Controlar que las cuotas se presenten y paguen correctamente cada mes.
Un error frecuente consiste en pensar que el gestor se encargará de todo sin que el empresario tenga que verificar nada. La asesoría puede tramitar el alta, pero la responsabilidad frente a la Administración suele seguir siendo del empleador. Yo comprobaría siempre que existe un justificante con la fecha efectiva de alta antes de permitir que la persona comience.
La comprobación que puede evitar una deuda mucho mayor
Cuando ya existe un trabajador sin alta, lo más prudente es regularizar la situación cuanto antes, conservar toda la documentación y evitar soluciones improvisadas. El alta inmediata no elimina necesariamente la multa, pero sí limita la continuidad del incumplimiento y permite calcular con precisión las cuotas pendientes.
La respuesta correcta depende de si hubo inspección, cuánto duró la relación, cuántas personas están afectadas y si existen problemas adicionales de salarios, prestaciones o autorización de trabajo. Revisar esos puntos antes de pagar o alegar puede marcar la diferencia entre asumir una sanción inevitable y corregir una propuesta mal calculada.
