Una venta entre empresas puede seguir teniendo el mismo IVA y la misma obligación de declarar, pero pronto exigirá también un formato electrónico estructurado y trazable. La factura electrónica obligatoria afecta sobre todo a las operaciones B2B, y conviene distinguirla de un simple PDF, de VERI*FACTU y de los modelos tributarios como el 303 o el 347.
Lo esencial para preparar la facturación electrónica en España
- Ámbito: la obligación se aplica principalmente a operaciones entre empresarios y profesionales establecidos en España.
- Plazos: comenzarán a contar cuando entre en vigor la orden ministerial de desarrollo de la solución pública.
- Calendario: habrá un plazo de 12 meses para quienes superen 8 millones de euros de volumen de operaciones y de 24 meses para el resto.
- Formato: un PDF enviado por correo no equivale, por sí solo, a una factura electrónica estructurada.
- IVA: cambiará el canal de emisión y recepción, pero no los tipos de IVA ni la presentación de los modelos fiscales.
- VERI*FACTU: es una obligación distinta, relacionada con los programas informáticos de facturación y sus registros.
Qué obligación entra en juego y a quién alcanza
El Real Decreto 238/2026 desarrolla la obligación prevista por la Ley Crea y Crece para que empresarios y profesionales expidan y reciban facturas electrónicas en sus relaciones comerciales. No se trata de convertir todas las facturas en archivos digitales de cualquier tipo, sino de utilizar un mensaje electrónico estructurado que pueda ser procesado por programas y plataformas.
La regla se aplica cuando quien recibe la factura es un empresario o profesional con sede, establecimiento permanente, domicilio o residencia habitual en España, siempre que la operación esté destinada a ese lugar. Por tanto, una factura emitida a otra empresa española entrará normalmente en este sistema cuando la obligación sea exigible.
La norma no convierte automáticamente todas las ventas a particulares en operaciones electrónicas B2B. En una venta a un consumidor final seguirán aplicándose las reglas generales de facturación, salvo que exista una obligación específica por el sector o por la relación contractual.
Casos que no deben confundirse
- B2B: operaciones entre empresarios y profesionales, que constituyen el núcleo de la nueva obligación.
- B2C: ventas a consumidores, que no quedan incluidas por el simple hecho de utilizar un programa de facturación.
- Administraciones públicas: tienen reglas propias y canales como FACe en los supuestos de contratación pública.
- Facturas simplificadas: muchas quedan fuera, aunque las facturas simplificadas cualificadas pueden estar sujetas a la obligación electrónica.
- Facturas proforma: no sustituyen a una factura fiscal y no sirven para justificar por sí solas el IVA repercutido.
En mi opinión, el error inicial más frecuente consiste en pensar que basta con cambiar Word o Excel por un PDF. Ese cambio mejora la gestión interna, pero no cumple necesariamente con los requisitos de interoperabilidad, trazabilidad e integridad que exige el nuevo sistema.
Los plazos de 2026 dependen de una orden ministerial
El Real Decreto 238/2026 entró en vigor el 20 de abril de 2026, pero la aplicación efectiva de la obligación todavía depende de la orden ministerial que debe desarrollar la solución pública de facturación electrónica. Por eso, en agosto de 2026 no es prudente anunciar una fecha fija para todas las empresas.
El plazo se contará desde la entrada en vigor de esa orden, no desde la publicación del real decreto. El calendario previsto es el siguiente:
| Tipo de empresa | Inicio de la obligación | Referencia utilizada |
|---|---|---|
| Empresarios y profesionales con más de 8 millones de euros de volumen de operaciones | 12 meses después de la orden ministerial | Volumen de operaciones del año natural anterior |
| Resto de empresarios y profesionales | 24 meses después de la orden ministerial | Incluye a la mayoría de autónomos y pequeñas empresas |
| Plataformas privadas | 12 meses después de la orden ministerial | Interconexión y requisitos técnicos |
Durante los primeros 12 meses de aplicación para las empresas que superen los 8 millones de euros, estas deberán acompañar la factura electrónica de un PDF legible, salvo que el destinatario acepte expresamente recibir solo el formato original. Ese PDF es una medida transitoria y no transforma el correo electrónico en el sistema principal de facturación.
Yo utilizaría este periodo para revisar clientes, series, programas y circuitos de aprobación. Esperar a que aparezca la fecha definitiva puede parecer cómodo, pero deja poco margen para probar la conexión con plataformas, corregir datos fiscales y formar a las personas que gestionan cobros.
Qué debe llevar la factura y qué formatos sirven
La factura electrónica debe conservar el contenido fiscal exigido por el Reglamento de Obligaciones de Facturación. Como mínimo, deberá identificar correctamente a emisor y destinatario, describir la operación y mostrar la base imponible, el tipo de IVA, la cuota y el importe total.
Contenido fiscal imprescindible
- Número y serie de la factura.
- Fecha de expedición y, cuando sea diferente, fecha de la operación.
- Nombre o razón social, NIF y domicilio del emisor y del destinatario.
- Descripción suficiente de los bienes o servicios.
- Base imponible, tipo o tipos de IVA aplicables y cuota repercutida.
- Indicación de exención, inversión del sujeto pasivo, régimen especial u otra circunstancia relevante.
- Importe total y condiciones de pago.
- Un identificador único que combine, entre otros datos, el NIF del emisor, el número de factura y la fecha de expedición.
Los tipos de IVA no cambian por emitir en formato electrónico. En una operación ordinaria se aplicará el tipo que corresponda, habitualmente el general del 21 %, el reducido del 10 % o el superreducido del 4 %, siempre que la operación encaje en cada supuesto y no exista una medida temporal especial.
El formato debe ser estructurado y ajustarse al modelo semántico europeo EN 16931. Las sintaxis admitidas incluyen UBL, CII, EDIFACT y Facturae. Esto permite que la factura viaje entre plataformas diferentes sin perder su contenido ni su autenticidad.
Un PDF puede seguir siendo útil para leer o archivar una factura, pero no contiene necesariamente datos estructurados. Esa diferencia es decisiva: una factura electrónica válida para el sistema B2B debe poder ser interpretada automáticamente por el software receptor.
Cómo se enviará y qué datos habrá que comunicar
El sistema español combinará plataformas privadas de intercambio con una solución pública gestionada por la Agencia Tributaria. La empresa podrá trabajar con una plataforma privada, con la solución pública o con ambas, según su organización y la de sus clientes.
Cuando las partes no hayan acordado utilizar una plataforma privada, se entenderá que el canal de referencia es la solución pública. Las empresas que sí utilicen una plataforma privada deberán hacer público su punto de entrada para que sus proveedores sepan dónde enviar las facturas.
Lee también: Factura electrónica e IVA en España - guía para autónomos y empresas
Estados de la factura y plazos de comunicación
La digitalización no termina al pulsar “enviar”. El sistema también pretende registrar qué ocurre después con cada factura. Entre los estados relevantes están la aceptación o rechazo, el pago parcial, el pago completo y la cesión del derecho de cobro.
El destinatario tendrá que comunicar el pago completo y su fecha en un plazo máximo de cuatro días naturales, sin contar sábados, domingos ni festivos nacionales. También deberá informar del vencimiento previsto y, cuando proceda, del rechazo de la factura.
Este mecanismo busca medir los plazos reales de pago entre empresas. Para una pyme, puede ser útil porque deja un rastro más claro de cuándo se entregó la factura, cuándo fue aceptada y cuándo se abonó. También exige mayor disciplina interna: una factura mal registrada puede generar incidencias contables y comerciales.
La norma prevé además una aplicación o formulario gratuito de la Agencia Tributaria para pequeños operadores que no necesiten un sistema propio. Su utilidad será mayor cuando el volumen de facturas sea reducido, aunque puede quedarse corto para negocios con múltiples destinatarios, facturas simplificadas o procesos de aprobación complejos.
IVA y modelos no cambian por usar factura electrónica
La factura electrónica documenta la operación, pero no sustituye las declaraciones tributarias. El empresario seguirá teniendo que liquidar el IVA y presentar los modelos que correspondan a su régimen fiscal.
| Modelo | Para qué sirve | Qué cambia con la factura electrónica |
|---|---|---|
| 303 | Autoliquidación periódica del IVA | La factura facilita los cálculos, pero no presenta el modelo automáticamente |
| 390 | Resumen anual del IVA cuando resulta exigible | Puede haber excepciones según régimen, por ejemplo en determinados casos de SII |
| 347 | Operaciones con terceras personas que superen 3.005,06 euros anuales | La factura electrónica aporta datos, pero no elimina la obligación cuando procede |
| 349 | Operaciones intracomunitarias declarables | La obligación depende de la operación y del régimen de IVA, no del formato |
Mi recomendación es separar tres controles. Primero, que la factura cumpla el Reglamento de Facturación. Segundo, que el IVA esté bien calculado y registrado. Tercero, que la información acumulada se concilie con los modelos tributarios. Tener un buen programa no corrige una base imponible mal clasificada ni una operación exenta aplicada por error.
No confundas la facturación B2B con VERI*FACTU
VERI*FACTU y la factura electrónica entre empresas están relacionados con la digitalización, pero son obligaciones distintas. La primera regula el funcionamiento de los sistemas informáticos de facturación para impedir alteraciones, omisiones o borrados no trazables.
Según la información actualizada de la Agencia Tributaria, las entidades que presenten el Impuesto sobre Sociedades deberán adaptar sus sistemas antes del 1 de enero de 2027. El resto de obligados tributarios dispondrá hasta el 1 de julio de 2027.
Los sistemas sujetos a esta normativa deberán generar registros de facturación, utilizar mecanismos de seguridad y añadir un código QR a las facturas. Sin embargo, una empresa puede cumplir los requisitos de su sistema informático y seguir emitiendo facturas en papel cuando la operación y la normativa lo permitan. Por eso, el QR no significa automáticamente que la factura sea una factura electrónica B2B.
La modalidad VERI*FACTU remite los registros a la Administración y facilita su verificación. La modalidad no VERI*FACTU conserva los registros en el sistema emisor con exigencias adicionales de seguridad. La elección dependerá del programa, del volumen de trabajo y del nivel de control que la empresa quiera asumir.
Cómo prepararía una pyme el cambio sin pagar dos veces
Antes de contratar una plataforma, revisaría si el programa actual puede trabajar con formatos estructurados, firmar facturas cuando sea necesario, exportar registros y conectarse con otros operadores. El precio mensual es importante, pero la interoperabilidad y la calidad del soporte suelen tener más impacto que unos pocos euros de diferencia.
- Clasificar clientes entre particulares, empresas españolas, empresas extranjeras y Administraciones públicas.
- Comprobar que el NIF, domicilio y punto de recepción de cada cliente estén actualizados.
- Separar series para facturas ordinarias, rectificativas y operaciones con requisitos especiales.
- Verificar que el programa calcula correctamente bases, cuotas, exenciones e inversión del sujeto pasivo.
- Probar la recepción, aceptación, rechazo y registro del pago.
- Definir quién revisa las incidencias y quién comunica los estados de las facturas.
- Conservar los documentos y registros durante los plazos fiscales y mercantiles aplicables.
Los fallos más costosos suelen ser sencillos: duplicar números de factura, enviar un PDF al canal equivocado, no registrar una rectificación o dejar desactualizado el NIF del cliente. Un pequeño protocolo interno y una prueba con varias facturas reales suelen prevenir más problemas que una herramienta llena de funciones que nadie utiliza.
La mejor preparación empieza antes de que corra el plazo
En 2026 ya existe el marco técnico general, pero la fecha exacta de exigibilidad depende de la orden ministerial de la solución pública. La obligación afectará a las operaciones B2B, exigirá formatos estructurados y conectará la factura con la información sobre su aceptación y pago.
El IVA y los modelos tributarios seguirán funcionando con sus propias reglas. Por eso, la decisión más sensata es preparar desde ahora los datos de clientes, las series, el software y la conciliación con los modelos 303, 390, 347 o 349 que correspondan, sin confundir este cambio con VERI*FACTU.
