Una factura mal hecha puede retrasar un cobro, impedir la deducción del IVA o complicar una revisión de la Agencia Tributaria. La duda sobre cómo hacer una factura se resuelve siguiendo un orden sencillo: identificar correctamente a las partes, describir la operación, calcular los impuestos y conservar el documento con sus justificantes.
La factura correcta se construye con datos, impuestos y trazabilidad
- Datos obligatorios: número, fecha, emisor, cliente, NIF, domicilio y descripción del servicio o producto.
- IVA: aplica el tipo correspondiente, normalmente el 21 %, y muestra la base imponible y la cuota por separado.
- IRPF: algunos profesionales deben practicar una retención del 15 % o del 7 % en determinados casos.
- Factura simplificada: suele utilizarse para operaciones de hasta 400 euros IVA incluido, con excepciones autorizadas.
- Conservación: guarda facturas emitidas y recibidas, junto con contratos y justificantes de pago, durante el plazo fiscal aplicable.
Qué debe incluir una factura comercial en España
Antes de abrir una plantilla, preparo la factura con la información que permite responder a tres preguntas: quién vende, qué se vende y cuánto impuesto corresponde. Si falta uno de esos bloques, el documento puede parecer profesional y seguir siendo insuficiente desde el punto de vista fiscal.
Una factura completa debe incluir los siguientes elementos:
- Número y serie con una numeración correlativa. Puedes utilizar series diferentes para distintas actividades, establecimientos o facturas rectificativas.
- Fecha de expedición y, si no coincide, fecha en la que se realizó la operación o se recibió el pago anticipado.
- Datos del emisor, incluidos nombre o razón social, NIF y domicilio fiscal.
- Datos del cliente, con nombre o razón social, NIF y domicilio cuando proceda.
- Descripción suficiente de los bienes entregados o servicios prestados, incluyendo unidades, horas, precio unitario y descuentos.
- Base imponible, tipo de IVA aplicado y cuota de IVA.
- Importe total que debe pagar el cliente.
El método de pago, el número de cuenta y la fecha de vencimiento no siempre forman parte del contenido fiscal obligatorio, pero yo los incluyo casi siempre. Una factura con vencimiento claro reduce discusiones y facilita reclamar un impago.
Cómo elaborar la factura paso a paso
La manera más segura de trabajar es seguir siempre el mismo recorrido. Así se reducen los errores de numeración y se evita calcular el IVA sobre una cantidad equivocada.1. Identifica al emisor y al cliente
Comprueba el NIF, el nombre legal y el domicilio fiscal. El nombre comercial puede aparecer, pero no sustituye a la identidad fiscal. En operaciones con empresas de otros países de la Unión Europea, verifica también el NIF-IVA y conserva la prueba de la consulta.
2. Asigna número y fecha
Utiliza una secuencia sin saltos injustificados, por ejemplo, F-2026-001, F-2026-002 y F-2026-003. Si aparece un error después de emitir una factura, no conviene borrarla: lo habitual es emitir una factura rectificativa que identifique el documento corregido.
3. Describe la operación
“Servicios de consultoría” puede ser demasiado genérico. Es mejor indicar, por ejemplo, “consultoría de marketing digital correspondiente a 12 horas de trabajo en febrero”. La descripción debe permitir relacionar la factura con el presupuesto, contrato o entrega realizada.
4. Calcula la base imponible
La base imponible es el importe antes de impuestos. Si vendes tres unidades a 200 euros y aplicas un descuento de 50 euros, la base será de 550 euros, no de 600. Los descuentos aplicados antes de calcular el IVA deben quedar identificados.
5. Añade el IVA y, si corresponde, la retención
Se aplica el tipo de IVA que corresponda al producto o servicio, no el que resulte más cómodo. En España, los tipos habituales son el 21 %, 10 % y 4 %, aunque también existen operaciones exentas o no sujetas.
La retención de IRPF funciona de otra manera. En una factura profesional dirigida a una empresa o a otro autónomo, el cliente puede tener que retener un porcentaje e ingresarlo posteriormente en Hacienda. La retención no reduce la base imponible, sino que se resta al final del cálculo.
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6. Revisa el total y guarda el documento
Antes de enviarla, reviso cuatro cifras: base, IVA, retención y total. Después guardo el PDF junto con el presupuesto, el contrato y la prueba de entrega o aceptación, porque la factura aislada no siempre demuestra que la operación se realizó.
IVA e IRPF sin confusiones
El IVA que aparece en la factura no es un ingreso ordinario del autónomo. Se cobra al cliente y, salvo compensaciones o deducciones, se liquida posteriormente con Hacienda. Por eso separar el IVA en una cuenta o reserva financiera suele ser una decisión práctica mucho más sensata que gastarlo como si fuera margen.
| Concepto | Cálculo sobre 1.000 € | Importe |
|---|---|---|
| Base imponible | Importe del servicio | 1.000 € |
| IVA general | 1.000 € × 21 % | 210 € |
| Retención IRPF del 15 % | 1.000 € × 15 % | -150 € |
| Total a pagar | 1.000 € + 210 € - 150 € | 1.060 € |
Este ejemplo corresponde a un servicio profesional en el que procede la retención. Si el cliente es un particular que contrata el servicio para uso privado, normalmente no se practica esa retención y el total sería de 1.210 euros. La situación concreta depende de la actividad, del cliente y del régimen fiscal del profesional.
La retención general de actividades profesionales suele ser del 15 %. Quienes comienzan su actividad profesional pueden aplicar el 7 % durante el año de inicio y los dos siguientes si cumplen las condiciones exigidas. No todos los autónomos deben incluir IRPF: por ejemplo, una venta de mercancías no se trata igual que un servicio profesional.
El IVA tampoco se aplica de forma automática a todo. Hay actividades exentas, operaciones no sujetas y regímenes especiales. Si una operación está exenta, la factura debe indicar la causa, porque escribir simplemente “sin IVA” no explica por qué no se ha repercutido el impuesto.Factura completa, simplificada o rectificativa
No todas las operaciones necesitan el mismo documento. Elegir bien el tipo de factura evita tanto pedir datos innecesarios como emitir un documento que el cliente no podrá utilizar para deducir el IVA.
| Tipo | Cuándo se utiliza | Qué debes vigilar |
|---|---|---|
| Factura completa | Operaciones habituales entre empresas, profesionales o clientes que necesitan justificar la deducción del IVA. | Debe incluir todos los datos fiscales y el desglose de impuestos. |
| Factura simplificada | En general, operaciones de hasta 400 € IVA incluido y ciertos sectores autorizados hasta 3.000 €. | Para deducir el IVA pueden ser necesarios datos adicionales del destinatario. |
| Factura rectificativa | Cuando hay un error, devolución, modificación de la base o incumplimiento de algún requisito. | Debe identificar la factura original y explicar la rectificación. |
La factura simplificada es útil para ventas directas y pequeños servicios, pero no siempre es la mejor opción. Si el cliente es una empresa y necesita justificar un gasto, normalmente preferirá una factura completa con su NIF.
También conviene distinguir una factura de una factura proforma. La proforma sirve como propuesta o documento previo al cobro, pero no sustituye a una factura fiscal ni acredita por sí sola el IVA repercutido.
Plantilla práctica de una factura
Una estructura sencilla puede quedar así. La presentación visual importa menos que la exactitud de los datos, aunque una plantilla limpia ayuda a que el cliente encuentre rápidamente el importe y la fecha de pago.
| Campo | Ejemplo |
|---|---|
| Emisor | Laura Martín Diseño, NIF 12345678A, domicilio fiscal en Madrid |
| Cliente | Empresa Ejemplo, S. L., NIF B12345678, domicilio fiscal en Valencia |
| Factura | F-2026-014, expedida el 10 de marzo de 2026 |
| Concepto | Diseño de identidad visual y manual de marca |
| Base imponible | 800 € |
| IVA 21 % | 168 € |
| IRPF 15 % | -120 € |
| Total | 848 € |
En este ejemplo, el importe final no coincide con la base más el IVA porque se ha aplicado una retención profesional. Si no correspondiera retención, el total sería de 968 euros. Ese pequeño contraste es útil para detectar uno de los errores más frecuentes: restar el IRPF dos veces o calcularlo sobre el IVA.
Puedes crear la factura con un procesador de textos, una hoja de cálculo o un programa especializado. Para pocas facturas, una plantilla bien controlada puede bastar; cuando hay muchas operaciones, clientes recurrentes o diferentes tipos de IVA, el software reduce errores y facilita la numeración, el archivo y los informes.
Qué hacer después de emitirla
Enviar la factura no termina el trabajo. Debes conservar una copia y poder demostrar cuándo se envió. Si el cliente es una empresa o un profesional, la expedición suele tener que realizarse antes del día 16 del mes siguiente al de la operación, con reglas específicas para determinadas operaciones intracomunitarias.
Las facturas pueden enviarse en papel o por medios electrónicos, siempre que se garantice su autenticidad, integridad y legibilidad. Un PDF enviado por correo puede ser práctico, pero no debes modificarlo después de enviarlo ni guardar varias versiones contradictorias.
Las facturas emitidas y recibidas deben conservarse durante el plazo fiscal correspondiente, que con carácter general se relaciona con el periodo de prescripción de cuatro años. En la práctica, contratos, libros contables o determinadas obligaciones mercantiles pueden exigir conservar documentación durante más tiempo.
El IVA declarado en las facturas se refleja normalmente en el modelo 303, presentado con periodicidad trimestral o mensual según el caso. Algunas empresas y profesionales deben presentar además el modelo 390, mientras que las retenciones de IRPF se relacionan con otros modelos, como el 130 o los modelos de retenciones, dependiendo del régimen y de la obligación concreta.
En 2026 también conviene revisar el programa de facturación que utilizas. Las normas sobre sistemas informáticos de facturación y los requisitos asociados a Veri*Factu tienen un calendario de adaptación específico que ha sufrido cambios. Si facturas con software, comprueba que el proveedor mantiene el sistema actualizado y que te informa de la fecha aplicable a tu tipo de contribuyente.
La revisión final que evita la mayoría de problemas
Antes de pulsar “enviar”, comprueba el NIF del cliente, la numeración, la fecha, el concepto, el tipo de IVA, la retención y el total. Después verifica que el importe coincide con el presupuesto y que el documento incluye las menciones especiales que correspondan.
Mi criterio es sencillo: una factura debe poder entenderla el cliente y defenderla el emisor meses después. Si describes bien la operación, separas los impuestos y conservas las pruebas relacionadas, tendrás un documento útil para cobrar, contabilizar y cumplir con Hacienda sin convertir cada factura en un problema administrativo.
